2.4. Кассовые документы

Путь в простом интерфейсе

Деньги → Доход или Расход → По кассе

Путь в полном интерфейсе

Банк и касса → Кассовые документы → Поступление или Списание

Если поступили наличные деньги в кассу, учитывайте их документом Поступление наличных. Из этого документа можно распечатать документ Приходный кассовый ордер (КО-1).

Если выдали наличные деньги из кассы, учитывайте их документом Выдача наличных. Из этого документа можно распечатать документ Расходный кассовый ордер (КО-2).

1. Откройте раздел Деньги.

2. Нажмите кнопку Доход, если деньги поступили в кассу.

Нажмите кнопку Расход, если деньги выдали из кассы.

3. Выберите пункт По кассе.

4. Заполните форму документа.

Рис. 112

Сначала укажите вид операции. Подробнее о видах операции читайте ниже в разделе «Виды операций».

Если вы оформляете документ поступления и организация применяет УСН с объектом налогообложения «доходы», укажите сумму принимаемых доходов. Их программа покажет в книге учета доходов и расходов. По умолчанию программа считает, что сумма принимаемых доходов равна сумме полученной выручки. Если это не так, измените сумму.

Поле Вид операции определяет проводки и набор реквизитов.

В документе для тех видов операций, где нужно указывать договор, можно ввести несколько договоров и распределить между ними сумму платежа. Подробнее об этом читайте в разделе «Разделение платежа».

Рис. 113

По умолчанию любые виды оплаты по договорам программа погашает в хронологическом порядке. Она переходит от раннего долга к более позднему. Если оплатили больше, чем нужно, программа учитывает излишек как аванс.

В программе можно настроить правила, как погашать задолженность, как признавать авансы, на какие счета относить расчеты с контрагентами. Подробнее об этом читайте в разделе «Расчеты с контрагентами».

Рассмотрим особенности некоторых видов операций:

■ Оплата от покупателя. Выбирайте этот вид операции, если получаете оплату от покупателя за уже отгруженные товары, выполненные работы, оказанные услуги или авансы за них.

Если организация применяет УСН, для каждой строки укажите, в каком порядке отражать авансы покупателей:

○ доход УСН,

○ доход комитента.

Если платеж программа сочтет за аванс, то отразит его в доходах УСН в соответствии с учетной политикой.

Если организация применяет патентную систему налогообложения, в поле Отражение аванса в НУ укажите вид деятельности, на который программа должна отнести аванс. Она предлагает список из всех действующих патентов.

■ Розничная выручка. Если организация применяет УСН и вы регистрируете выручку неавтоматизированной торговой точки с учетом по продажной стоимости, укажите сумму принимаемых доходов.

■ Получение наличных в банке. Выбирайте этот вид операции, если представитель организации получил наличные деньги с банковского счета организации. В документе укажите счет кредита и субконто по этому счету. Отдельным банковским документом эту операцию учитывать в программе не нужно.

■ Возврат займа работником. Укажите этот вид операции, если работник погашает часть выданного ему займа.

■ Прочий приход. Если для документа поступления из всех других видов операции вы не нашли подходящий, выбирайте этот вид операции.

■ Выплата заработной платы по ведомостям. Выбирайте этот вид операции, если выдаете ответственному сотруднику зарплату на всех сотрудников по ведомости. Применение операции такого вида подразумевает, что ответственный сотрудник выдаст зарплату каждому работнику, каждый работник оставит подпись в ведомости, потом эту ведомость ответственный сотрудник вернет в кассу.

■ Взнос наличными в банк. Выбирайте этот вид операции, когда представитель организации получает наличные деньги, чтобы отнести их в банк и положить на счет организации.

Укажите счет дебета и субконто по этому счету.

Отдельным банковским документом эту операцию учитывать в программе не нужно.

■ Выплата депонированной заработной платы. Выбирайте этот вид операции, когда выплачиваете депонированную зарплату работникам. Укажите список работников и ведомости, по которым была депонирована зарплата.

■ Инкассация. Выбирайте этот вид операции, когда сдаете розничную выручку торговой точки на инкассацию.

В документе в качестве дебетового счета укажите транзитный счет для учета денег в пути и субконто по этому счету.

Отдельным банковским документом эту операцию учитывать в программе не нужно.

■ Прочий расход. Если для документа выдачи из всех других видов операции вы не нашли подходящий, выбирайте этот вид операции.

Для организации, которая применяет УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», настройте отражение платежа в налоговом учете УСН. Укажите сумму, которую программа примет в расходы и покажет в КУДиР.

Путь в простом интерфейсе

Деньги → Касса → Кассовые документы

Путь в полном интерфейсе

Банк и касса → Кассовые документы

Документы, которые учитывают наличные деньги, программа объединяет в список. Такой список называют журналом Кассовые документы. Из этого журнала, помимо прочего, можно создать реестр кассовых документов и кассовую книгу.

Рис. 114

Путь в простом интерфейсе

Деньги → Касса → Кассовые документы → Кассовая книга

Путь в полном интерфейсе

Банк и касса → Кассовые документы → Кассовая книга

Кассовая книга нужна для того, чтобы отчитываться перед налоговой инспекцией и другими контролирующими организациями. В книге показывается, когда и сколько наличных денег поступило в кассу организации и было выдано из кассы.

В программе можно создать кассовую книгу двух видов:

■ По основной деятельности. Программа создает кассовую книгу по остаткам и оборотам счета 50.01 «Касса организации» и 50.21 «Касса организации в валюте».

■ По деятельности платежного агента. Программа создает кассовую книгу по остаткам и оборотам счета 50.04 «Касса по деятельности платежного агента».

Правила ведения кассовых операций для платежных агентов определяются Банком России.

Если организация – не платежный агент, создавайте кассовую книгу только по основной деятельности.

В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает два листа отчетной формы Кассовая книга. Эти листы содержат отчет за прошедший день.

Кассовую книгу формируют единой для валютных и рублевых кассовых ордеров. Кроме прочих в кассовую книгу попадают записи о переоценке наличных валютных средств.

Если в организации ведут кассу в валюте, то остатки на начало и конец нужно показать развернуто по каждой валюте.

1. Откройте раздел Деньги.

2. Перейдите по гиперссылке Касса.

3. Перейдите по гиперссылке Кассовые документы.

4. Нажмите кнопку Кассовая книга.

Рис. 115

5. На форме выберите период и нажмите кнопку Сформировать.

6. Для того чтобы выбрать вид кассовой книги, на форме кассовой книги нажмите кнопку Показать настройки.

Рис. 116

7. Установите переключатель Книга формируется в нужное положение.

Рис. 117

8. При необходимости включите другие настройки и заполните поля.

9. Чтобы выйти из настроек, нажмите кнопку Скрыть настройки.

Путь в простом интерфейсе

Деньги → Настройки → Лимиты остатка кассы → Создать

Путь в полном интерфейсе

Главное → Реквизиты организации → Лимиты остатка кассы → Создать

Лимит остатка кассы – это максимальная сумма денег, которая может оставаться в кассе на момент ее закрытия в конце рабочего дня. Юридические лица вправе самостоятельно устанавливать данный лимит.

Для того чтобы определить лимит остатка кассы:

1. Откройте раздел Деньги.

2. Перейдите по гиперссылке Настройки.

3. Перейдите по гиперссылке Лимиты остатка кассы.

4. Нажмите кнопку Создать.

5. Заполните форму Лимит остатка кассы.

Рис. 118

Проверить соблюдение лимита остатка кассы можно в отчете Экспресс-проверка ведения учета: Бухгалтерия → Экспресс-проверка.

Рис. 119

Путь в простом интерфейсе

Деньги → Касса → Инвентаризация кассы

Путь в полном интерфейсе

Банк и касса → Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы – мероприятие, в рамках которого пересчитывается количество денег в кассе организации.

Для оформления инвентаризации наличных денежных средств и денежных документов предназначен документ Инвентаризация кассы.

1. Откройте раздел Деньги.

2. Перейдите по гиперссылке Касса.

3. Перейдите по гиперссылке Инвентаризация кассы.

4. Нажмите кнопку Создать.

5. Заполните форму документа.

Рис. 120

На закладке Ценности:

■ по кнопке Заполнить в табличную часть документа попадут остатки по счетам 50 "Касса" и 50.03 "Денежные документы";

■ в колонке Сумма факт укажите фактическое наличие денежных средств и денежных документов, отклонение фактического количества от учетного будет выведено в колонке Отклонение;

■ по кнопке Добавить добавьте обнаруженные в результате инвентаризации денежные средства (денежные документы), укажите валюту и сумму по факту.

На закладке Проведение инвентаризации:

■ в полях Период с и по установите сроки проведения инвентаризации;

■ в полях Документ, № и от выберите один из вариантов документа (Приказ, Постановление или Распоряжение) и укажите его номер и дату;

■ в поле Причина укажите причину проведения инвентаризации.

На закладке Инвентаризационная комиссия:

■ по кнопке Добавить выберите членов комиссии;

■ в колонке Председатель отметьте флажком председателя комиссии.

Из Инвентаризации кассы можно распечатать Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15) и Приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22).

Должна быть включена настройка

Настройки → Функциональность → Банк и касса → Платежные карты

После включения настройки появится возможность создать документ Операция по платежной карте.

Когда покупатель оплачивает банковской картой, деньги на расчетный счет поступают не от покупателя, а от банка-эквайера. Фактически деньги поступают позже оплаты покупателем. До перевода денег на расчетный счет учитывайте их на транзитном счете 57.03 «Продажи по платежным картам».

Учитывайте раздельно оплату по договорам эквайринга и другие виды оплат. Для разделения оплаты платежными картами создайте в справочнике Виды оплат вид оплаты Платежная карта с типом оплаты Платежная карта.

Для вида оплаты укажите банк. Банк выбирайте из справочника Контрагенты. Для этого внесите его в справочник заранее (подробнее см. раздел «Хранение информации о контрагентах»).

Укажите размер комиссии банка за услуги эквайринга. Выберите Комиссия удерживается отдельно, если банк списывает комиссию за услуги по эквайрингу отдельным документом.

Рис. 121

Загрузка комиссии банка по эквайрингу

При загрузке банковской выписки сумма комиссии заполнится суммой, указанной в назначении платежа.

Если организация использует «1С:ДиректБанк» или клиент-банк (подробнее см. раздел «Взаимодействие с банком»), то после перечисления денег банком-эквайером на расчетный счет загрузите банковскую выписку. Программа создаст документ Поступление на расчетный счет.

Если организация не использует «1С:ДиректБанк» или клиент-банк, то после перечисления денег банком-эквайером на расчетный счет создайте документ Поступление на расчетный счет с видом операции Поступления по платежным картам.

Путь в простом интерфейсе

Деньги → Банк → Операции по платежным картам → Создать

Путь в полном интерфейсе

Банк и касса → Операции по платежным картам → Создать

1. Откройте раздел Деньги.

2. Перейдите по гиперссылке Банк.

3. Перейдите по гиперссылке Операции по платежным картам.

4. Нажмите кнопку Создать.

5. Заполните форму документа Операция по платежной карте.

Рассмотрим особенности видов операций:

■ Оплата от покупателя. Когда покупатель оплатил платежной картой или банковским кредитом товар, купленный оптом.

■ Возврат покупателю. Когда покупатель вернул товар, который раньше оплатил банковской картой.

■ Розничная выручка. Когда учитываете выручку, полученную за день в неавтоматизированной торговой точке, и эту выручку получили по платежным картам или банковским кредитам покупателя. Оплату разделяйте по ставкам НДС.

Оплаты по платежным картам в автоматизированной торговой точке

Оплаты по платежным картам в автоматизированной розничной торговой точке учитывайте документом Отчет о розничных продажах. Подробнее об этом документе читайте в разделе «Отчет о розничных продажах».

■ Оплата счета через СБП. Когда покупатель оплатил товар с помощью QR-кода через «Систему быстрых платежей».

Если покупателю не нужен акт или накладная, переключатель Расчеты можно поставить в значение Без закрывающих документов.

Рис. 122

Путь в простом интерфейсе

Настройки → Функциональность → Банк и касса → Денежные документы → Включить полный интерфейс

Путь в полном интерфейсе

Администрирование → Функциональность → Банк и касса → Денежные документы

Для того чтобы учитывать билеты, включите в программе дополнительную настройку:

1. Откройте раздел Настройки.

2. Перейдите по гиперссылке Функциональность.

3. Откройте вкладку Банк и касса.

4. Установите флажок Денежные документы.

5. Нажмите кнопку Включить полный интерфейс.

Путь в полном интерфейсе

Банк и касса → Поступление денежных документов → Создать

Учитывать билеты можно только в полном интерфейсе. Купленные билеты учитывайте документом Поступление денежных документов:

1. Откройте раздел Банк и касса.

2. Перейдите по гиперссылке Поступление денежных документов.

3. Нажмите кнопку Создать и заполните форму документа. На закладке Денежные документы укажите билет.

Рис. 123

Путь в полном интерфейсе

Банк и касса → Выдача денежных документов → Создать

Выдачу билета сотруднику учитывайте документом Выдача денежных документов.

1. Откройте раздел Банк и касса.

2. Перейдите по гиперссылке Выдача денежных документов.

3. Нажмите кнопку Создать и заполните форму документа. На закладке Денежные документы укажите билет.

Путь в простом интерфейсе

Деньги → Расходы → Авансовые отчеты → Создать → Авансовый отчет

Путь в полном интерфейсе

Покупки → Авансовые отчеты → Создать → Авансовый отчет

Учет расходов на командировку

В этом разделе рассказывается, как оформить авансовый отчет в общем случае. Если расходы были только на командировку, то их удобней учитывать документом Авансовый учет по командировке. Подробнее об этом документе читайте в разделе «Командировочные расходы и "Смартвэй"».

Оформление доверенности

Если подотчетному лицу нужна доверенность, чтобы получить материальные ценности, сделайте ее: Документы → Доверенности → Создать.

Отчет сотрудника о деньгах, которые он получил и потратил, учитывайте документом Авансовый отчет:

1. Откройте раздел Деньги.

2. Перейдите по гиперссылке Расходы.

3. Перейдите по гиперссылке Авансовые отчеты.

4. Нажмите кнопку Создать.

5. В появившемся меню выберите пункт Авансовый отчет.

6. Заполните форму Авансовый отчет.

Те сведения, которые вы вносите в таблицы вкладок, определяют счета дебета проводок в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На закладке Авансы укажите документы, по которым выдали или перечислили деньги.

Рис. 124

На остальных закладках укажите, на что именно сотрудник потратил деньги:

■ На закладке Товары перечислите все, что купил сотрудник на подотчетные деньги.

Рис. 125

■ На закладке Оплата покажите все расчеты между подотчетным лицом и контрагентами. Когда введете контрагента, программа по умолчанию подставит счета учета расчетов и счета учета авансов.

Оформление поставки товаров и услуг

Поставку оформляйте документом Поступление (акты, накладные, УПД). Подробнее об этом документе читайте в разделе «Поступление товаров и услуг».

■ Если сотрудник отчитывается о расходах на командировку, укажите информацию о проездных билетах на закладке Билеты.

Информацию о билетах программа хранит в справочнике Билеты. Для того чтобы ее добавить в Авансовый отчет, нажмите:

○ кнопку Заполнить, если нужно добавить все подходящие билеты, какие есть в программе;

○ кнопку Добавить, если вы хотите сами выбрать билет из списка.

Билет программа учитывает как БСО

На закладке Билеты нет колонки БСО, поскольку для билета применяются те же правила, что для бланка строгой отчетности. При этом нужны распечатанная маршрутная квитанция и посадочный талон с отметкой транспортной компании.

Поля Сумма и НДС (в т. ч.) не изменяйте. Эти суммы программа берет из билета и спишет их в расходы после проведения авансового отчета. Кроме того, если НДС указан, программа создает счет-фактуру, а НДС принимает к вычету.

Если отображение счетов учета в документах не включено (подробнее см. раздел «Персональные настройки пользователя») и на закладке Прочее вы не указали другой счет учета, то программа списывает расходы на тот счет, который указан в учетной политике: Организация → Учетная политика.

Рис. 126

Если счет учета программа отображает, то в поле Счет затрат/Подразделение можно изменить счет учета. На него программа спишет в расходы стоимость билетов.

Например, если выбрать счет 26, то по умолчанию в Субконто программа подставит статью затрат Командировочные расходы. Это предопределенная статья.

Как сделать, чтобы статью затрат «Командировочные расходы» определяла программа

Если программа не подставляет статью «Командировочные расходы» в колонке Субконто, дважды кликните в ячейке и пройдите по гиперссылке Показать все. В списке выделите статью затрат «Командировочные расходы», вызовите контекстное меню и выберите команду Изменить. На открывшейся форме в поле Использование по умолчанию установите значение Документ «Авансовый отчет» (командировочные расходы).

Рис. 127

Если же сотрудник расплачивался за услуги, то их нужно записать на закладке Прочее.

Если в первичном документе выделен НДС, укажите его в строке таблицы. Если есть счет-фактура, то установите флажок в колонке СФ и внесите его реквизиты. Тогда программа создаст счет-фактуру.

Если первичный документ – бланк строгой отчетности, то он заменяет счет-фактуру. В таком случае кроме флажка на признаке СФ установите флажок на БСО, а в качестве реквизитов счета-фактуры введите реквизиты этого бланка строгой отчетности.

Если первичный документ не является бланком строгой отчетности и поставщик не предъявил счет-фактуру, то не учитывайте и не принимайте к вычету суммы входного НДС. Организация с общей системой налогообложения при этом не имеет права включать НДС в стоимость. Выделенный НДС программа по умолчанию списывает на прочие расходы на счете 91, при этом не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль.

После того как проведете документ, можно посмотреть его структуру подчиненности. Нажмите кнопку Перейти к иерархическому списку связанных документов. Вы увидите, что программа создала счет-фактуру на сумму НДС и принимает его к вычету.

Авансовые отчеты можно заполнять автоматически данными кассовых чеков на покупки сотрудников. Данные чеков загружаются с помощью мобильного приложения «1С:Сканер чеков». Подробнее об условиях использования мобильного приложения: https://portal.1c.ru/applications/1C-Check-Scan

Мобильное приложение устанавливается на телефон сотрудника и подключается к базе «1С:Бухгалтерии» с помощью кода доступа.

С помощью приложения сотрудник сканирует QR-коды чеков и отправляет их в программу. В «Авансовом отчете» чеки загружаются по кнопке Загрузить.

В программе расходы на командировки можно учитывать с применением сервиса «Смартвэй» или без него.

«Смартвэй» – это программа, которая работает в браузере.

В «Смартвэе» вы можете:

■ подбирать гостиницы, бронировать места, сравнивать цены;

■ покупать билеты на самолет или поезд;

■ согласовывать бюджет и маршрут командировки;

■ получать первичные бухгалтерские документы и переправлять их в «1С:Бухгалтерию»;

■ отслеживать, кто из сотрудников, когда и в какой командировке был.

Если вы подключите «Смартвэй», то сможете в «1С:Бухгалтерии» учитывать билеты сотрудников и пользоваться упрощенной формой авансового отчета для командировок.

Перед подключением «Смартвэя» к «1С:Бухгалтерии»

Перед тем как выполнить действия из этого раздела, заключите договор со «Смартвэем» и зарегистрируйтесь на сайте https://smartway.today. Для подключения «Смартвэя» у вас должен быть логин и пароль.

Путь в полном интерфейсе

Настройки → Интеграции → Интеграция со Smartway → Получение данных Smartway → Включить → (скопировать код) → Смартвэй

Путь в полном интерфейсе

Администрирование → Интеграция со Smartway → Получение данных Smartway → Включить → (скопировать код) → Смартвэй

1. Откройте раздел Настройки.

2. Кликните по гиперссылке Интеграции.

3. Кликните по гиперссылке Интеграция со Smartway.

4. Перейдите по гиперссылке Получение данных Smartway.

5. Нажмите кнопку Включить.

6. Программа создает код. Скопируйте его.

Рис. 128

7. Кликните по гиперссылке Смартвэй. Программа запустит браузер.

8. В браузере на открывшейся странице «Смартвэя» введите почтовый ящик и пароль. Нажмите Войти.

9. На сайте «Смартвэя» перейдите в раздел Настройки.

10. Откройте закладку Интеграции.

11. Включите настройку Включить интеграцию с 1С:Бухгалтерией.

12. В поле с названием вашей организации вставьте скопированный код и нажмите Сохранить. Вы увидите сообщение об успешной интеграции с «1С:Бухгалтерией».

Теперь программа будет получать и показывать информацию о билетах. Вы сможете отслеживать, кому, зачем и какой билет купили, что с этим билетом происходило дальше. После покупки билетов на сайте «Смартвэя» https://smartway.today в «1С:Бухгалтерии» автоматически появится информация в справочнике Билеты (раздел Деньги).

Путь в простом интерфейсе

Деньги → Расходы → Авансовые отчеты → Создать → Авансовый отчет по командировке

Путь в полном интерфейсе

Покупки → Авансовые отчеты → Создать → Авансовый отчет по командировке

Отчет сотрудника, который вернулся из командировки, учитывайте документом Авансовый отчет по командировке:

1. Откройте раздел Деньги.

2. Перейдите по гиперссылке Расходы.

3. Перейдите по гиперссылке Авансовые отчеты.

4. Нажмите кнопку Создать.

5. В меню выберите пункт Авансовый отчет по командировке.

6. Заполните форму документа.

Укажите период командировки. Программа будет искать билеты, купленные в этом периоде для выбранного сотрудника.

Если покупаете билеты у посредника, обратите внимание на вид договора: Прочее – для оплаты и получения билетов в качестве денежных документов, С поставщиком – для оплаты и отражения сервисного сбора.

○ Для того чтобы изменить суточные, пройдите по гиперссылке Суточные.

Рис. 129

○ В строке таблицы можно изменить страну. Тогда программа поменяет ставку по умолчанию.

○ Если в колонке Ставка (руб/день) вводите другую, нестандартную ставку, то программа подставляет ту ставку по умолчанию, которую вы вводите чаще всего. Причем если в строке указана Россия, то программа предлагает российскую ставку, если другие страны – предлагает зарубежную ставку.

○ По умолчанию программа указывает российскую ставку в 700 рублей, а зарубежную ставку в 2 500 рублей. Эти суммы не облагаются НДФЛ. Организация может определить другую ставку и закрепить ее в учетной политике. В таком случае в колонке Сверх нормы программа выводит сумму, с которой сотруднику придется заплатить НДФЛ.

○ Для того чтобы посмотреть информацию об авансе, с формы Авансовый отчет по командировке пройдите по гиперссылке Аванс.

○ Программа определяет последнюю по времени выплату сотруднику и выводит ее на форме Выплаты сотруднику. В выборку попадают выплаты, не указанные ни в одном авансовом отчете.

○ Таблица документа называется Расходы сотрудника, подтвержденные документами и аналогична закладке Билеты документа Авансовый отчет (подробнее см. раздел «Авансовый отчет»). В этой таблице перечислите только те расходы, для которых уже имеются подтверждающие документы. Их программа принимает в расходы, когда определяет налоговую базу для налога на прибыль. А при наличии НДС – к вычету по НДС. Если у расхода ставка НДС отличается от значения Без НДС, то программа создает счет-фактуру на сумму НДС.

Если в программе включена видимость счета затрат (подробнее см. раздел «Персональные настройки пользователя»), то счет затрат можно изменить. По умолчанию программа определяет его по учетной политике. Также можете изменить аналитику.

○ Внизу формы, в цветных прямоугольниках, программа выводит суммы, которые участвуют в вычислении остатка. Этот остаток – итог расчетов с сотрудником.

Рис. 130

Если перейдете по гиперссылке Билеты, приобретенные организацией, то программа подберет информацию обо всех билетах, которые:

○ оформлены на выбранного сотрудника;

○ имеют дату отправления, входящую в указанный период;

○ не приводились в авансовых отчетах.

Билеты указаны в авансовом отчете для включения их в расходы. В расчетах с сотрудником билеты, приобретенные организацией, не участвуют, так как были оплачены напрямую со счета организации, а не сотрудником за счет выданного аванса.